Os dados que não podem entrar na IA

Não importa o tema da palestra: no fim, sempre vem esta pergunta. "E o que eu posso colocar lá dentro?"

As duas respostas que circulam são ruins. "Não pode nada" paralisa e ninguém obedece — porque a pessoa vai usar de qualquer jeito, só vai usar escondido. E "hoje em dia é tudo seguro" é leviano.

A resposta útil tem três camadas.

Camada 1 — o que não sobe, e ponto

Sem exceção, sem "só essa vez":

• Nome de pessoa junto de CPF ou CNPJ
• Senha, código de acesso, certificado digital
• Dado de saúde, de qualquer pessoa
• Folha de pagamento com nome e valor na mesma linha
• Contrato assinado, inteiro, com as partes identificadas
• Extrato bancário com titular identificado

A regra de bolso que decide qualquer caso que não esteja nessa lista:

Se esse arquivo vazasse, eu teria que ligar para o cliente avisando?

Se a resposta é sim, ele não sobe.

Ela funciona porque você não precisa entender de tecnologia para responder. Precisa entender do seu cliente — e isso você entende melhor que qualquer fornecedor.

Camada 2 — o que sobe descaracterizado

Essa é a camada que quase ninguém usa, e é onde está a maior parte do trabalho útil.

Troque o que identifica e mantenha o resto. "Cliente A" em vez do nome. Sem CNPJ. Sem endereço. Datas aproximadas, se a data exata não importar para a pergunta.

Porque, na imensa maioria das vezes, a IA não precisa saber de quem é — precisa saber como a informação está organizada. Se você quer ajuda para entender uma estrutura, encontrar uma inconsistência, escrever uma explicação ou montar um raciocínio, o nome do titular não acrescenta nada à resposta.

Leva dois minutos para descaracterizar. É o hábito que mais amplia o que dá para fazer com segurança.

Camada 3 — o que muda com ferramenta corporativa

Aqui é onde mora a confusão mais caríssima: plano pago não é plano corporativo.

Pagar mensalidade como consumidor não muda o contrato. O que muda o contrato é a versão empresarial, e o que você precisa procurar nela são três coisas:

Treinamento desligado. Ou seja: o que você manda não é usado para treinar o modelo. Isso tem que estar escrito no contrato, não numa página de marketing.

Retenção definida. Por quanto tempo aquilo fica guardado, e onde.

Um contrato com nome. Uma empresa que assume responsabilidade por escrito, e não apenas termos de uso que mudam quando ela quiser.

Leia essas três no contrato. Se não achar, considere que não tem.

A camada que não é técnica, e é a que falha

Você pode acertar todas as três acima e ainda ter problema, porque essa decisão não é sua sozinha: é de cada pessoa da equipe, todo dia, no aperto.

Alguém com prazo estourando vai colar uma planilha inteira numa ferramenta aberta. Não por má-fé — por não ter uma regra clara na cabeça na hora da pressa.

Então escreva. Uma página, não uma política de vinte. As três camadas, a regra de bolso, e qual ferramenta é a oficial do escritório. Combine numa reunião e deixe onde se acha.

Sem isso, cada pessoa decide sozinha. E uma delas vai decidir errado de boa-fé, o que é bem pior do que decidir errado de má — porque ninguém vai contar para você.

E o que eu digo quando insistem

Já me perguntaram, com jeitinho, se eu não estou sendo exagerada.

Eu respondo que o nosso ativo não é a planilha. É o fato de o cliente nos entregar coisa que ele não entrega a mais ninguém. Isso levou anos para construir e vai embora num episódio.

Nenhuma economia de vinte minutos paga esse risco. E, com as três camadas, você quase nunca precisa escolher entre as duas coisas.