Antes de automatizar, desenhe o processo numa folha

Eu já contei aqui que joguei um projeto inteiro fora. O que eu não detalhei foi o motivo, e ele é simples: eu automatizei um processo que eu ainda não entendia.

Funcionava. Rodava direitinho. E reproduzia, com muita eficiência, um jeito de trabalhar que era ruim — só que agora ruim e rápido, o que é pior, porque fica mais difícil de enxergar.

A lição virou um exercício de vinte minutos que eu faço sempre antes, e que não precisa de ferramenta nenhuma.

Uma folha, uma caneta, um processo

Literalmente papel. Vou explicar no fim por que não no computador.

Escolha um processo — não o escritório inteiro. Aquele que mais gera retrabalho. Desenhe quatro colunas:

O que entra. O que chega, de quem, em que formato, e em que estado. "Planilha do cliente, por e-mail, cada mês num layout diferente" é uma resposta muito melhor que "planilha".

Quem toca. Cada pessoa que mexe naquilo, na ordem. Inclusive você. Inclusive quem só confere.

O que sai. O resultado, e para quem vai.

Onde para. E essa é a coluna que importa: em que ponto aquilo fica esperando. Fila de alguém, aprovação, informação que falta, sistema que não abre.

O que o desenho mostra e você não sabia

Três coisas aparecem quase sempre, e nunca são as que a gente esperava.

O passo que existe só porque sempre existiu. Alguém confere uma coisa que já foi conferida antes. Alguém salva uma cópia num lugar que ninguém mais abre. Ninguém decidiu isso — foi sedimentando.

A espera, que é maior que o trabalho. Você soma o tempo das pessoas mexendo e dá quarenta minutos. O processo leva três dias. A diferença toda é fila. E fila não se resolve com ferramenta mais rápida.

O retrabalho e a causa dele. Normalmente a causa está lá na primeira coluna: entra torto. Melhorar o que entra resolve mais que automatizar o que vem depois.

Só então decida o que automatizar

Com o desenho na mão, a escolha muda de natureza. Deixa de ser "o que dá para automatizar" e passa a ser "onde está a dor".

E aí uma regra que eu aprendi errando: automatize a espera e o retrabalho, não o julgamento.

Espera e retrabalho não têm dúvida — são sempre iguais, e é isso que faz uma máquina ser melhor que uma pessoa naquilo. Julgamento é o contrário: é onde a sua experiência vale, e é justamente o que você não quer terceirizar, nem para ferramenta nem para ninguém.

O meu erro foi automatizar um trecho que tinha julgamento dentro. A máquina decidiu igual todas as vezes, porque é o que máquina faz. Só que aquelas vezes não eram iguais.

Por que à mão, e não no computador

Por dois motivos, e o segundo é o de verdade.

O primeiro: ferramenta de desenho vira uma tarde escolhendo cor de caixinha. O papel te obriga a terminar.

O segundo: na folha você não tem espaço para fingir que entendeu. Quando o passo não está claro, a seta não sai — e você fica olhando a folha sabendo que precisa perguntar para alguém. No computador dá para desenhar uma caixa bonita chamada "análise" e seguir em frente com um buraco dentro dela.

Esse buraco é exatamente onde a automação quebra depois.

O teste antes de gastar dinheiro

Quando o desenho estiver pronto, mostre para quem executa o processo — não para quem gerencia.

Se a pessoa disser "não é bem assim que a gente faz", você acabou de economizar semanas. Essa frase é o melhor retorno que existe, e ela quase nunca aparece antes de alguém desenhar.

Vinte minutos e uma folha. É o passo mais barato do projeto, e é o único que, se você pular, torna todos os outros mais caros.