O prompt que transforma ata bagunçada em tarefa com dono

Semana curta, feriado ontem, e aquela reunião de quinta que ficou como cinco linhas de anotação no celular.

Você lê e entende tudo. Daqui a duas semanas você lê a mesma coisa e não entende nada — e, pior, ninguém combinou quem fazia o quê.

O problema não é a ata. É o que ela não tem

Anotação de reunião quase sempre registra assunto. O que ela não registra é o que faz a reunião valer alguma coisa: dono e data.

"Ver a questão do contrato da Ana" não é tarefa. É lembrete de que existia um assunto. Tarefa é "Marina revisa a cláusula 4 do contrato e responde até quinta".

O prompt abaixo faz essa conversão. Ele não resume a reunião — ele extrai compromisso.

O prompt

Abaixo está a anotação de uma reunião, escrita às pressas.

Extraia somente os compromissos que dão para identificar no texto. Para cada um, devolve três campos: o que, quem e até quando.

Regras importantes:

• Não invente responsável. Se a anotação não disser quem ficou com aquilo, escreva "sem dono definido".
• Não invente prazo. Se não tiver data, escreva "sem prazo".
• Não transforme discussão em tarefa. Se foi só conversa, deixe de fora.
• No fim, faça uma lista separada chamada "Precisa combinar" com tudo que ficou sem dono ou sem prazo.

Devolva em tabela, e nada além dela.

ANOTAÇÃO: [cole aqui]

A cláusula que faz esse prompt valer

São as três que começam com "não invente".

Sem elas, a IA preenche. Ela olha uma anotação onde não está escrito quem ficou com o contrato e escreve um nome — o nome de quem foi citado mais perto, normalmente. Vem plausível, vem organizado, vem errado.

E erro de responsável é o pior tipo: ninguém confere um campo que está preenchido. Todo mundo confere um campo vazio.

É o mesmo fenômeno de que eu falei no texto sobre por que a IA inventa com tanta segurança: o tom não muda quando ela chuta. A defesa é pedir explicitamente o "não sei" — porque, sozinha, ela não escolhe essa saída.

Por que a lista "Precisa combinar" é a parte útil

Ela é o verdadeiro produto do prompt.

A tabela de tarefas você já teria feito na mão, com esforço. A lista do que ficou sem dono é o que você não teria feito — e é exatamente o que faz a reunião seguinte não começar do zero.

Na minha experiência, quase toda reunião produz dois ou três itens nessa lista. São eles que voltam como "achei que você ia fazer".

Dois refinamentos, se você gostar

Peça a mensagem pronta. Depois da tabela: "escreva uma mensagem curta para o grupo, listando só quem ficou com o quê e até quando." Aí o combinado sai da sua tela e vira combinado de todos.

Guarde os campos. Se você sempre pedir os mesmos três campos, com o tempo dá para jogar isso numa planilha e ver o que nunca fecha. Mas isso é o passo dois — o passo um é parar de perder o que foi combinado.

O de sempre

O prompt organiza. Ele não sabe o que foi combinado — ele sabe o que está escrito na sua anotação. Se você não escreveu o prazo, ele não existe, e o campo vai voltar vazio.

Isso não é limitação da ferramenta. É a ferramenta te mostrando o que faltou na reunião.